計画立案の後は予実管理。
難しく考えずに、単純作業で進めていきましょう！
せっかく作った計画、放ったらかすのはもったいない。
新年度に向けての計画立案が終われば、計画放ったらかし・・・。
毎年、作成しただけで満足していませんか？
作成するだけでもモチベーションアップにはなるでしょうが、
やはりその計画通りに事が運んでいるかどうかが、とても重要です。
毎月、毎月の月次実績が出るたびに、計画と対比していきましょう。
この計画と実績を比較しながら管理していくことを、予実管理といいます。
予実管理のために、実績シートと予実管理シートを作っておく。
予実管理、難しく考える必要はありません。
計画と実績を単純に比較できれば、なんでもかまいません。
以前の記事で、月次P/Lを使っての単年度計画の立案をやりました。
このエクセルの計画データが基本となります。
この計画シートをコピーして、実績シートと予実管理シートを作っておきましょう。
三つのシートが並びます。
実績シートは、毎月実績が固まった都度、この実績シートに落とし込んでいきます。
会計データからの切り出しのエクセルであれば、該当部分をコピぺするだけです。
特別手間はかかりません。
予実管理シートは、「実績シート－計画シート」という単純な計算式を、
最初の月の各損益項目に入れておきましょう。
こうすれば、実績シートに毎月の実績をコピペすれば、
予実差額が自動的に予実管理シートに現れてきます。
翌月以降に計算式を入れると、実績0から計画数値を引いてしまうので、
見づらくなってしまいます。
翌月以降は計算式を入れない代わりに、実績シート入力後に
予実管理シートの前月のセルをコピーする形で、予実差額を出しましょう。
計画と実績の差異の原因をつきとめよう！
予実管理シートで、計画と実績の差異がシンプルに出てきます。
計画通りに推移しているのか、計画とはかけ離れた実績になっているのか、
差異の原因を確認していきます。
新規開拓が順調に進んでいるか、突発的な経費は発生していなかなどを
確認するとともに、数値で把握しきれない部分はしっかり現場での確認を行いましょう。
また、予実管理により現状把握ができてくると、
改善、発展に向けての将来の展望も広がってくるはずです。
何をすべきがが見えてくるよう、課題抽出は欠かせません。
予実管理成功のポイントは、月次の実績を早く仕上げること。
月次が早く仕上がれば、予実の差異の原因究明も容易です。
作成に時間がかかり過ぎてしまうと、
先月の数字の内容を思い出すのに、時間が余分にかかってきてしまいます。
また、予実管理で問題点が浮き彫りになったときに、
数字が早く上がってきている方が、早急に対処することが可能です。
翌月5日までに月次実績の確定、10日までに予実管理の確認を目指しましょう。
まとめ
経営計画や予実管理を行うソフトを活用するのもいいですが、
コストはかかってきます。
シートのコピー、単純な計算式の入力、あとはコピペが出来れば、
会計ソフトのエクセル切り出しで、誰でも簡単に予実管理が可能です。
計画を立て、予実管理をすることは、
事業がどのような道筋を進んでいるかの確認です。
どんな事業でも、思い通りに事は運ばないもの。
思っていた軌道からそれたときに微調整してあげるのは、
経営者の役目です。
常日頃から現場での改良、改善は行いながら、
予実管理を通して、俯瞰的な目線による経営状況の把握を心掛けましょう。
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【編集後記】
現場での作業、営業も重要ですが、財務の把握も重要です。
効果的な動きができるよう、また、無駄を省くためにも、
計画立案、予実管理を癖づけるようにしましょう。
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